استراتژی های معاملاتی

تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

آموزش تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار

تحلیل فرآیند کسب و کار (BPA) (Business Process Analysis) حلقه ای گمشده در مدیریت بهبود کسب و کارهاست. تحلیل فرآیند کسب و کار در واقع روشی تخصصی است که در چارچوب گسترده مدیریت فرآیند کسب و کار قرار دارد.

وظیفه اصلی تحلیل فرآیند کسب و کار، تحلیل و بررسی میزان دستیابی فرآیندهای موجود به هدف هایشان می باشد. تحلیل فرآیند کسب و کار به شرکت ها و سازمان ها کمک می کند تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ تا عناصر مضر در عملیات اجرایی خود را شناسایی و نحوه مبارزه با آنها را بیابند.

مزایای تحلیل فرآیند کسب و کار :

  1. مستندسازی از فرآیندها و توسعه سطح دانشی
  2. شناسایی موانعی که باعث ایجاد تاخیر در فرآیندهایی خاص می شوند.
  3. بدست آوردن اطلاعاتی دقیق در مورد نحوه عملکرد فرآیندها
  4. افزایش کیفیت آموزش کارکنانی که به تازگی وارد فرآیندها شده اند.
  5. شناسایی و برطرف کردن بخشی از اقدامات کارکنان که موجب ایجاد اختلال و ناکارآمدی شده است.

چه زمانی باید از تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده کرد؟

  • زمانی که با مسائل ناشناخته ای در کسب و کار خود مواجه می شوید. (مثل تاخیرهای مداوم یا افزایش ناگهانی شکایات مشتریان)
  • زمانی که ذینفعان فرآیندها، درک کاملی از نحوه انجام فرآیندها ندارند.
  • زمانی که یک تیم می‎خواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.
  • قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای حصول اطمینان از اینکه فرآیندها به خوبی بهینه سازی شده اند.

طبقه بندی تجزیه و تحلیل فرآیندهای

1. روش های کمی‎ تجزیه و تحلیل فرآیند (Quantitative Process Analysis)

  • تجزیه و تحلیل جریان (Flow Analysis)
  • تجزیه و تحلیل صف (Queuing Analysis)
  • شبیه سازی فرآیند (Simulation)

2. روش های کیفی تجزیه و تحلیل فرآیند (Qualitative Process Analysis)

  • تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis)
  • تجزیه و تحلیل ارزش افزوده (Value-added Analysis)
  • تجزیه و تحلیل علت ریشه ای ((Root cause analysis)
  • مشاهده (Observation)
  • بررسی تجربی (Experience Examination)

فرآیندها بعد از مدلسازی نباید به طور مستقیم وارد مرحله پیاده سازی شوند. بعد از مدلسازی باید تحلیل انجام شود و بعد از آن فرآیندها به سه دسته مختلف تقسیم می شوند :

  • فرآیندهای کارا یا نسبتا کارا
  • فرآیندهای نیازمند بهبود
  • فرآیندهای ناکارا

ویژگی های این دوره آموزشی :

محتوایی که ما در این دوره ارائه کرده ایم بر اساس تجربیاتی است که سال ها در شرکت ها و کسب و کارهای مختلف مشاهده کردیم. این دوره بسیار کاربرد محور بوده و محتوای آن را تا به حال در هیچ دوره آموزشی دیگری ندیده اید!

تجزیه و تحلیل فرایندها

تجزیه و تحلیل فرایندها

تجزیه و تحلیل فرایند شامل درک درستی از فرایندهای کسب‌ و کار که کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار را شامل می­شود. در تجزیه و تحلیل فرآیندها این موارد بررسی می‌شود: فعالیت‌های مربوط به تحلیل فرآیندها، تکنیک‌های تجزیه و تحلیل به همراه نقش‌ها، محدوده، زمینه کسب‌وکار، قوانین و سنجه‌های عملکردی. در این مرحله تمرکز بر روی وضعیت فعلی فرآیندها به همراه نگاه به دست یافتن به بهبود در وضعیت آینده است. انواع مختلفی از نوع تجزیه و تحلیل، ابزارها و تکنیک‌های موجود در این منطقه دانش گنجانده شده است.

در مدیریت فرآیند کسب‌وکار پس از شناخت فرآیندها و ترسیم وضعیت موجود، وارد مرحله بهبود می‌شویم. اما سوالی که در این‌ مرحله مطرح می‌شود این است که کدام بخش از فرآیندها باید بهبود داده شوند؟ برای پاسخ به این سوال، مفهومی با عنوان تجزیه و تحلیل فرآیندها معرفی می‌شود. هدف از تجزیه و تحلیل فرآیندها شناسایی فعالیت‌هایی است که نیاز به بهبود دارند.

نقش‌های درگیر در تجزیه‌ و‌ تحلیل فرآیندها

در تجزیه و تحلیل فرآیندها سه نقش مختلف دخالت دارند. اولی تحلیل گر است. فردی که با زبان مدیریت فرآیند آشناست، درک صحیحی از فرآیند تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ داشته و دارای تجربه در این زمینه است. اما برای انجام این کار، تنها تحلیلگر کافی نیست، بلکه متخصصان موضوع فرآیند هم باید در کار دخالت داده‌شوند.

روش‌های تجزیه و تحلیل فرآیند

با توجه به این‌که تحلیل فرآیندهای کسب و کار هم علم و هم هنر است، روش‌های انجام این‌کار به دو دسته تقسیم می‌شوند. روش‌های کیفی، برای پوشش بخش هنر و روش‌های کمی برای پوشش بخش علمی. در مطلب، به طور گذرا درمورد این روش‌ها توضیح داده‌ می‌شود. در مطالب بعد، این روش‌ها به طور مفصل و جداگانه توضیح داده‌خواهند شد.

روش‌های کیفی

همانطور که ذکر شد، تحلیل کیفی، بخش هنری مدیریت فرآیند کسب و کار را پوشش میدهد. لذا نمیتوان برای انجام این تحلیل، روش های منحصر به فرد ارائه کرد. اما می توان سه رویکرد غالب در این تجزیه و تحلیل را معرفی کرد. این سه رویکرد عبارت اند از: «تحلیل ارزش افزوده» ، «تحلیل دلایل ریشه‌ای» و «مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار».

  • تحلیل ارزش افزوده: در این تحلیل این موضوع بررسی می‌شود که آیا فعالیت‌های فرآیند دارای ارزش افزوده برای مشتری است یا نه؟ در مرحله اول فعالیت‌ها به سه دسته با ارزش برای مشتری، با ارزش برای کسب و کار و بدون ارزش تقسیم می‌شوند. در مرحله دوم به بحث و بررسی درمورد حذف فعالیت‌های زائد (فعالیت‌های بی‌ارزش) پرداخته شده وروش‌هایی برای حذف آن‌ها پیشنهاد می‌شود.
  • تحلیل دلایل ریشه‌ای: تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ در این تحلیل، تحلیل‌گر با کمک خبرگان برای هرکدام از مشکلات موجود در کسب و کار تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ که باعث افزایش هزینه، زمان انجام کار، وجود خطا در انجام کار و عدم انعطاف می‌شود، دلایلی پیدا کرده و ریشه این دلایل را بررسی می‌کنند. در این روش تلاش می‌شود پس از شناسایی دلایل ریشه‌ای مشکلات، به حل آن پرداخته شود. دو ابزار مهم برای این نوع تحلیل نمودار درختی (یا نمودار Why-Why) و نمودار استخوان ماهی است.
  • مستندسازی مشکلات و ارزیابی آثار: این تحلیل معمولا پس از دو تحلیل فوق انجام می‌شوند. پس از شناسایی دلایل مشکلات و ارزش افزوده، تمام نتایج به دست آمده در قالب نمودار پارتو، یا نمودار PICK دسته‌بندی شده و بر اساس آن درمورد حل مشکلات تصمیم‌گیری می‌شود.

باید توجه داشت که تحلیل‌ها را باید با همکاری ذی‌نفعان و خبرگان آن صنعت انجام داد. انجام تحلیل با همکاری آنان علاوه بر کاهش خطاهای ادراکی از وضعیت کسب و کار، باعث افزایش انگیزه این افراد برای حل تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ مشکلات می‌شود.

روش‌های کمی

در روش‌های کمی، هدف این است که با تغییر فرآیندها به طور واضح به بهبود عملکرد فرآیندها در چهار زمینه هزینه، زمان، کیفیت و انعطاف‌پذیری برسیم. یعنی پس از انجام تحلیل‌های کمی به طور واضح می‌توانیم بگوییم که با حذف یا تغییر یک بخش از فرآیند، چه مقدار از هزینه‌های شرکت کاهش می‌یابد. برای روش های کمی می توان سه روش غالب تحلیل جریان، تحلیل صف و شبیه سازی را معرفی کرد. که به طور اجمالی به توضیح هر کدام پرداخته خواهد شد.

تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟

تحلیل کسب و کار چیست؟

تحلیل کسب و کار چیست؟

براساس گزارش موسسه PMI عدم شناسایی الزامات درست به عنوان دومین علت شکست پروژه‌ها (درصنایع مختلف) معرفی شده است و سازمان هایی که در موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار فاقد دانش و بلوغ کافی بوده اند، در عملکرد مالی و اجرای استراتژی های سازمان و سایر موارد با شکست یا اثربخشی بسیار پایینی مواجه شده اند (گزارش موسسه PMI).

این امر موجب شده است که موضوع تجزیه و تحلیل کسب و کار مورد توجه بسیاری از سازمان ها قرار بگیرد. در واقع انگیزه سازمان ها برای استفاده از دانش تجزیه و تحلیل کسب و کار دو مولفه مشکلات و فرصت ها است.

سازمان ها مانند یک موجود زنده هستند و در طول عمر خود دوره های مختلف حیات را طی می کنند و در هر مرحله با مشکلاتی مواجه می شوند که بایستی ابتدا به عنوان مهمترین گام مشکلات را شناسایی، آنالیز و مستند کنند. همچنین باید برای تحقق نیازهای کسب و کار و رعایت الزامات ذی نفعان، راهکارهای موثری را تعیین کنند. این فرآیند خلاصه ای از فرآیند دانش تحلیل کسب و کار تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ در سازمان است.

سازمان ها همواره با سوالاتی مواجه هستند:

  • چه فرصت های در محیط کسب و کار وجود دارد که می توانیم از آن استفاده کنیم؟
  • سازمان ما در چه زمینه‌هایی دچار مشکل است؟
  • از چه روشهای دیگری می‌توانیم استفاده کنیم تا منفعت سازمان به حداکثر و هزینه‎‌های آن به حداقل برسد؟
  • چگونه می‌توان برای موفقیت در محیطی که مدام در حال تغییر است، اقدام کرد؟
  • چگونه الزامات یک محصول یا پروژه را درست شناسایی کنیم تا خروجی آن مطابق انتظارات مشتریان باشد؟

تعریف تجزیه و تحلیل کسب و کار (تحلیل کسب و کار چیست؟)

تحلیل کسب و کار بکارگیری دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک هایی برای:

  • شناسایی نیازهای کسب و کار شامل فرصت ها و مشکلات
  • شناسایی و تعیین راهکارهای کارآمد برای تحقق نیازهای کسب و کار
  • استخراج، مستندسازی و مدیریت الزامات ذینفعان به منظور تحقق اهداف سازمان
  • تسهیل تولید تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟ موفق محصولات، خدمات و یا اجرای پروژه ها

به طور خلاصه ایجاد یا ارتقاء یک پروژه یا محصول، حل یک مشکل یا شناسایی نیازهای ذینفعان با دانش تجزیه و تحلیل کسب و کار میسر است به همین دلیل در صنایع و کسب و کارهای مختلفی کاربرد دارد مانند:

  • صنعت مالی: ایجاد یا ارتقاء محصولات مالی منطبق با نیازهای مشتری مانند صندوق‌های سرمایه‌گذاری مشترک، صندوق زمین و ساختمان
  • حوزه درمان: به حداقل رساندن زمان انتظار از زمان ورود بیمار تا اتمام ویزیت
  • ساخت و اجرا: تعریف درست پروژه ها و شناسایی الزامات مشتریان و محیط به منظور اجرای درست پروژه های عمرانی در سطح شهر یا شناسایی الزامات محیط زیست در ساخت یک پروژه سد سازی
  • اجتماعی و دولتی: آنالیز مشکلات و آسیب های اجتماعی و تعیین بهترین راهکارها برای کاهش ناهنجاری های اجتماعی
  • صنعتی و تولیدی: کاهش هزینه های زنجیره تأمین
  • صنعت IT: انتقال الزامات کسب و کار به توسعه دهندگان نرم افزار و الزامات سیستم های نرم افزاری به ذی نفعان و مشتریان به منظور ایجاد درک مشترک و شفافیت از محصول نهایی که تولید می شود تا محصولی را که مشتری یا کارفرما انتظار دارد.

۱۳ نکته تحلیل کسب و کار

درنظر داریم تحلیل کسب و کار را بصورت ۱۳ نکته مصور به شما عزیزان معرفی کنیم.

مقالات مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برو به دکمه بالا